Mehr Nutzwert aus SAP-Umgebungen holen – diese Vorgabe lässt sich durch die Kombination von ERP-System mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) realisieren. Im Gespräch mit dem Midrange Magazin (MM) verdeutlichen Friedhelm Schnittker, Vice President bei Alos Solution und Patrick Schnapp, IT-Leiter bei der EWH Holding, welche Potenziale eine elegante Verbindung dieser beiden Welten mit sich bringt.

MM: Warum greifen viele Unternehmen auf eine eigene DMS-Lösung zurück, um ihre ERP-Umgebung zu optimieren?

Schnittker: Heutzutage möchte jedes Unternehmen ein eigenes DMS einsetzen. Die eigentliche Frage lautet: Wird das DMS-System im Unternehmen selbst aufgebaut oder in der Cloud gehostet? In Deutschland ist es noch immer Priorität, die Daten im eigenen Zugriff zu haben. Das Thema Cloud entwickelt sich langsam, aber stetig. Bei Neukunden beobachten wir, dass das Rechnungswesen ein häufiger Einstiegsbereich für die Optimierung ihrer ERP-Umgebung ist. Für Unternehmen ist dieser Ansatz am interessantesten, da sich hier schnell ein hoher ROI erzielen lässt. Danach erfolgt eine Ausweitung auf die Bereiche Verträge und Personalwesen.

Schnapp: Ist das Datenmanagement-System bereits im Einsatz, kann das vorhandene Potential effizient mit dem ERP-System vernetzt werden. Das eigene DMS bildet so die Grundlage zur eigenständigen Prozessoptimierung. Vor dem Aspekt der Sicherheit ist es natürlich ein wichtiger Faktor, dass auf diese Weise die Daten im Haus bleiben. Gleichzeitig erhöht sich die Effizienz im Arbeitsalltag, da sich die Zugriffszeiten auf Daten und Dokumente erheblich verkürzen.

Patrick Schnapp, IT-Leiter bei der EWH Holding: „Immer so weit wie möglich am SAP Standard bleiben.“ Quelle EWH

MM: Welche Vorteile ergeben sich aus einer derartigen Kombination für die Anwender?

Schnittker: Die Dokumente sind nicht Zeiträumen, sondern Vorgängen zugeordnet. Auf diese Weise können Daten innerhalb des ERP medienbruchfrei zur Verfügung gestellt werden. Den Mitarbeitern wird ein gezielter Zugriff auf genau die Information, die sie suchen, ermöglicht. Dies erhöht die Geschwindigkeit der Anzeige bzw. des Informationsauffindens immens.

Schnapp: Nicht nur der Zugriff auf Informationen wird beschleunigt, sondern auch die Arbeit mit dem System an sich. Das DMS ist den Anwendern bereits bekannt, wodurch sich der initiale Schulungsaufwand verringert. Gleichzeitig sind die Anwender Nutznießer der neu eingeführten Prozesse: Alte langwierige Prozesse können durch neue effizientere Prozesse ersetzt werden. Durch die Anzeige der Dokumente im Viewer ist SAP attraktiver geworden und die Mitarbeitermotivation ist gestiegen. Dokumente müssen nicht mehr mühselig gesucht werden, sondern werden auf Klick konsultiert. Die Rechnungsfreigabe-Prozesse mit Eskalationsstufen und Vertreterregelungen haben sich beschleunigt und laufen nun sogar teils komplett automatisiert. Zudem ist die Rechtssicherheit durch das Versionieren und Archivieren von technischen Dokumenten wie Brandschutzkonzepte, Sachverständigenberichte und Gutachten gestiegen.

MM: Lassen sich die Verbesserungspotenziale auch in Euro angeben – und wenn ja, wo sehen Sie die größten Anteile?

Schnapp: Das Zusammenspiel zwischen SAP-Grundfunktionalitäten, wie z.B. Workflows, und der Anbindung eines DMS in Verbindung mit z.B. einem Rechnungsleser lassen Prozesse wie Rechnungsprüfungen schneller ablaufen. Dies ermöglicht die Einhaltung von Skontozeiten und spart somit bares Geld. Die EWH Holding kann sich durch die beschleunigten Rechnungsfreigaben jährlich ein Mehr von 20.000 Euro an Skontobeträgen sichern.

Schnittker: Dazu kommen z.B. die Kosten für die Ablage selbst und die Ablageflächen – die gerade in zentralen Ballungsräumen stetig steigen – sowie für das Suchen von Dokumenten, insbesondere die Kosten für die Suche nach falsch abgelegten Dokumenten. Durch die Ablösung der analogen Archive durch die digitale Lösung sinkt der physische Platzbedarf. Ein Beispiel aus einem anderen Kundenszenario: So kalkuliert ein mittelständisches Unternehmen, dass sich die Einsparungen durch die Verringerung der Büromietfläche allein sich auf 25.000 € pro Jahr belaufen.

Friedhelm Schnittker, Vice President bei Alos Solution: „Ein detailliertes Pflichtenheft regelt bereits im Vorfeld des Projekts die Kompetenzen, Aufgaben und Ansprechpartner.“ Quelle: Alos

MM: Wie wird eine bestmögliche Integration der beiden Systeme erreicht?

Schnapp: Bei der WHW wurde SAP als führendes System definiert. Dabei ist es unerlässlich, dass zwischen den Systemen zertifizierte Schnittstellen gegeben sind. Ziel war es, sämtliche Dokumente aus dem ERP-System heraus über einen Viewer des Dokumenten-Management-Systems – kurz DMS – anzeigen zu lassen. Nicht zu vernachlässigen ist auch das gute Projektmanagement in der Projektphase, das mögliche Stolpersteine berücksichtigt und umgeht.

Schnittker: Gerade die von uns gewählte Lösung hat das gleiche Look & Feel wie SAP. So können die Mitarbeiter in einem SAP-gleichen Umfeld direkt und ohne große Einarbeitung damit umgehen. Die Systeme sind so miteinander verzahnt, dass der Mitarbeiter im Idealfall gar nicht merkt, dass er das SAP verlassen hat und sich im DMS bewegt.

MM: Wie sollte bei der Integration das Zusammenspiel von Dienstleister und IT-Abteilung des Anwenderunternehmens aussehen?

Schnapp: Auch hier kann ich nur betonen: Gutes Projektmanagement, wie wir es von der Alos Solution erfahren haben, ist das A und O. Mindestens genauso wichtig ist das Vertrauen beider Seiten.

Schnittker: Ergänzend dazu: Zunächst einmal ist es wichtig, dass wir mit der Erfahrung eines Systemintegrators auch neue Prozessvorschläge machen können, die dann beim Kunden auf einen Prozessänderungswillen stoßen müssen. Erst dann kann auch ein miteinander verschachteltes Projektmanagement, in dem die Ziele gemeinsam abgesteckt und die Zielerreichungsgrade zusammen bemessen werden, greifen.

MM: Wie lässt sich eine möglichst reibungslose Projektabwicklung einer derartigen Integrationsaufgabe erreichen?

Schnittker: Zuerst müssen die Durchführung einer Anforderungsanalyse und die genaue Darstellung einer Ziellösung als Basis einer erfolgreichen Integration erfolgen. Das Zusammenspiel des Alos Solution-Projektmanagements mit der IT-Abteilung der EWH Holding läuft einwandfrei, da das detaillierte Pflichtenheft im Vorfeld Kompetenzen, Aufgaben und Ansprechpartner regelt und somit keine Missverständnisse auftreten.

Schnapp: Da kann ich nur zustimmen: Neben dem klassischen Projektmanagement erachte ich das Lastenheft auf Kundenseite und das Pflichtenheft auf Dienstleisterseite als immens wichtig. Nur durch die so entstehende Transparenz des Projektes können alle am Prozess beteiligten Personen und Endanwender tatsächlich „abgeholt“ werden.

MM: Wie lässt sich eine möglichst weitgehende Versionsabhängigkeit erreichen – sprich bei einem Release-Wechsel der SAP-Umgebung muss nicht auch das DMS angepasst werden und umgekehrt?

Schnapp: Das ist relativ einfach zu beantworten: Wir würden dazu raten, immer so weit wie möglich am SAP Standard zu bleiben. Das bedeutet, auf Standardtransaktionen und Standardschnittstellen zurückzugreifen.

MM: Welche Erfahrungen haben Sie im Projektverlauf gemacht, die sie nun anders angehen würden?

Schnapp: Das Projekt lief aufgrund der guten Vorbereitung von beiden Seiten extrem ruhig und reibungslos, daher würde ich alles genau so wieder machen.

Schnittker: Hier machten sich in erster Linie kurze Wege und die direkte Ansprechbarkeit bezahlt. Durch das gewonnene Vertrauen des Auftraggebers konnte man kurzfristig auf neu aufkommende Themen reagieren und schnell auf Change Requests reagieren und sie umsetzen.

MM: Welche nächsten Aktionen haben Sie geplant?

Schnapp: Wir planen neben der Vereinfachung der Rechnungsprüfung von Ratenbestellungen auch den Ausbau der Verknüpfung von Dokumenten – zum Beispiel Prüfzertifikate, Messprotokolle, etc. – in SAP-Prozessen.