Collaboration Tools halten in Unternehmen immer mehr Einzug. Teams können damit international zusammenarbeiten und jeder Projektkollege ist immer auf dem gleichen Stand, ohne sich durch einen Berg von E-Mails kämpfen zu müssen. Jeder einzelne Mitarbeiter wird so maximal flexibel und „work to go“ wird ohne Einschränkungen möglich.

Die Nutzung von Enterprise Social Networks steigert laut Social Collaboration Studie [1] außerdem die Arbeitseffizienz deutlich. Daher überrascht es, dass der durchschnittliche Social-Collaboration-Reifegrad erst im mittleren Bereich liegt – bei 1,14 auf einer Skala zwischen 0 und 3.

Neben der Entscheidung auf Managementebene für eine Collaboration-Lösung ist natürlich auch die Akzeptanz bei den einzelnen Mitarbeitern entscheidend. Und diese stellen an neue Tools ganz konkrete Forderungen und erwarten den Komfort und die Möglichkeiten, die sie aus der privaten Anwendung von Social Media kennen: Nutzerfreundlichkeit, intuitive Bedienbarkeit und Zugang über verschiedene Kanäle. Um wirklich umfassend genutzt zu werden, sollten Tools in diesen Bereichen also von Topqualität sein. Außerdem müssen die Systeme offen sein, damit Unternehmen sie entsprechend ihrer internen Prozesse und gemäß den Anforderungen der Branche anpassen können.

Beispiel Social Intranet: Diese Komponente von Collaboration kann entscheidend sein, um die Beteiligung und das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen. Denn dort können sie sich besonders schnell und zielgerichtet einen Überblick darüber verschaffen, was gerade wichtig ist im Unternehmen. Ein Social Intranet kombiniert die Vorteile eines „klassischen“ Intranets mit denen eines Enterprise Social Networks: Einerseits sind Unterhaltungen „jeder mit jedem“ möglich – auch wenn der eine Kollege in München und der andere in Singapur sitzt. Andererseits ermöglicht Social Intranet andere relevante Dinge auf einer einzigen Plattform: Zusammenarbeit in Gruppen, Activity Stream und Messenger, Dokumentenmanagement, Kalendermanagement, Wikis oder Blogs.

Die Vorteile einer solchen Lösung liegen auf der Hand: Das Teilen von Expertenwissen über alle Standorte hinweg wird ganz einfach möglich, bei gleichzeitig flachen und transparenten (Kommunikations-)Hierarchien. Es wird viel vom Abbau von Silos gesprochen – Social Intranet bietet eine echte Chance, diesen Wunsch Wirklichkeit werden zu lassen.

Wissen für alle zugänglich machen

Expertenwissen international teilen – das war auch einer der Gründe, warum sich das Schweizer Unternehmen Lantal [2] vor kurzem für eine Social Intranet-Lösung entschieden hat. Lantal ist auf die Produktion von Textilien unter anderem für Flugzeuge und Züge spezialisiert und vertreibt diese international: 94 Prozent seiner Produkte verkauft das Unternehmen außerhalb der Schweiz. Aber nicht nur die Produkte, sondern auch die Zusammenarbeit sind international: Standorte gibt es in der Schweiz, Frankreich, Singapur, Abu Dhabi und in den USA. Deshalb war Teamarbeit über Zeitzonen hinweg oft eine Herausforderung.

Lantal wollte diese Zusammenarbeit effektiver gestalten und außerdem dem Wissensaustausch über Grenzen und Hierarchien hinweg neuen Raum geben. Deshalb führte das Unternehmen in 2014 die Social-Business-Plattform IBM Connections ein. In diesem Fall als On-Premise-Lösung konzipiert, bietet IBM Connections den Mitarbeitern vielfältige Kommunikations-Tools, wie etwa Communities, Foren, Wikis oder Umfragen.

Extensions helfen weiter

Kürzlich integrierte Lantal außerdem die Web Content & Custom Apps Extension XCC. Mit dieser Erweiterung können Unternehmen ihren Mitarbeitern ein Social Intranet zur Verfügung stellen, das auch integrierte Applikationen und Peer-to-Peer-Collaboration umfasst. IBM hat diese Erweiterung zu IBM Connections kürzlich von seinem Business-Partner TIMETOACT GROUP übernommen. Mit XCC sind nun nicht nur eine unternehmensweite Intranet-Startseite, sondern auch Landing Pages für einzelne Unternehmensbereiche verfügbar. Strukturierte Bereichsseiten mit jeweils angepasster Navigation erleichtern auch Kollegen die Zusammenarbeit, die sich zuvor mit der dezentralen Struktur eines reinen Enterprise Social Networks schwergetan haben.

2017 wird die Web Content & Custom Apps Extension XCC generell als Teil der IBM Connections Cloud-Plattform verfügbar sein. Neben den bereits erwähnten Funktionen können Mitarbeiter auch ihren eigenen Content erstellen und verwalten, der dann über die XCC Homepage veröffentlicht wird.

Wer sich als relevanter Teil eines Netzwerks fühlt, der wird auch engagierter daran teilhaben und Ideen und Wissen gerne teilen – vorausgesetzt, die Tools dazu sind einfach zu bedienen. Mit genau diesem Erfolgsprinzip ist schließlich auch Facebook so groß geworden, wie es heute ist. Deshalb ist Social Intranet so relevant.